オフィス移転を成功させる！入居時に注意すべき5つのポイント
オフィス移転は、企業の成長を加速させる大きなターニングポイントです。
しかし、単なる引っ越しと考えて準備を進めると、移転後に予期せぬコストが発生したり、業務効率が低下したりするリスクがあります。
オフィス移転に関して検討中の経営者様、ご担当者様のために、旧オフィスの解約から新オフィスへの入居まで、スムーズに進めるための5つの注意点をまとめました。
Contents
ポイント①【旧オフィス】原状回復義務の範囲と解約予告時期
新しいオフィスに目が行きがちですが、移転のスタートは「今のオフィスをいかに綺麗に、安く去るか」にかかっています。
- 解約予告（退去予告）のタイミング: 一般的にオフィスの解約予告は「6ヶ月前」と設定されていることが多いです。新オフィスの賃料が発生し始める時期と、旧オフィスの賃料支払いが終わる時期を調整しないと、数ヶ月分の「二重家賃」が発生してしまいます。
- 原状回復の定義: たオフィス契約では、入居時の状態に戻す「原状回復」が義務付けられています。どこまでを直すべきか（壁紙の張り替え、タイルカーペットの全面交換など）、契約書を精査しましょう。特に「指定業者」による施工が条件となっている場合、費用が高止まりする傾向にあります。
ポイント②【新オフィス】インフラ設備と電気容量のスペック確認
見た目の綺麗さや駅からの距離だけで決めてしまうと、入居後に致命的な問題が発覚することがあります。
- 電気容量の限界: IT企業などサーバーを多く稼働させる場合や、消費電力の大きいOA機器を導入する場合、ビル全体の電気容量が足りないことがあります。増設工事が可能か、それにはいくら費用がかかるのかを事前に確認しましょう。
- 空調のシステムと区分: 「セントラル空調」の場合、ビル全体で管理されているため、夜間や休日に個別の温度設定ができなかったり、延長運転に追加料金が発生したりすることがあります。24時間稼働の部署がある場合は「個別空調」の物件を選ぶのが無難です。
ポイント③【新オフィス】レイアウト効率と「柱」の位置
図面上の面積（坪数）が広くても、実際に使える面積が広いとは限りません。
- 有効面積の把握: オフィス内にある大きな「柱」や、デッドスペースになりやすい形状は、デスクの配置に大きく影響します。1人あたりの推奨面積（一般的に3〜4坪程度）を基準にしつつ、実際の動線が確保できるかをシミュレーションしましょう。
- コンセントと配線の動線: OAフロア（二重床）になっているか、床下に配線を通せる余裕があるかを確認します。配線が露出すると、歩行の妨げになるだけでなく、オフィスの美観を大きく損ねます。
ポイント④【新オフィス】入居ルールと搬入条件の制約
移転当日に「作業ができない」というトラブルを避けるためのチェックです。
- 搬入経路とエレベーター: 大型の什器やコピー機がエレベーターに入るか、養生（保護材）の範囲はどこまで求められるかをビル管理会社に確認します。
- 作業時間の制限: オフィスビルでは、他のテナントへの配慮から、大きな音が出る工事や引越し作業を「平日の夜間」または「休日」に限定しているケースがほとんどです。これによって、引越し業者への支払いが休日割増・夜間割増になることを予算に組み込んでおく必要があります。
ポイント⑤【重要】B工事費用の盲点と削減の必要性
オフィス移転のコストを左右する最大の要因が、この「B工事」です。
オフィスの工事には3つの区分があります。
・A工事: オーナー負担・オーナー指定業者（外壁、共用部など）
・B工事: テナント負担・オーナー指定業者（防災設備、空調、分電盤など）
・C工事: テナント負担・テナント選定業者（内装、什器、LANなど）
B工事の注意点: B工事は、テナント（借り主）が費用を払うにもかかわらず、業者はビル側が決めた固定の業者になります。
そのため、競争原理が働かず、見積もりが相場の1.5倍〜2倍近くまで高騰するケースが非常に多いのです。
入居時の内装予算が足りなくなる原因の多くは、このB工事費用の高騰にあります。
A工事、B工事、C工事についてはこちらで詳しく解説しています。
移転コストを大幅に抑えるために：B工事費用の削減相談
「ビル指定業者だから、提示された金額で契約するしかない」 そう思われている担当者様、諦めるのはまだ早いです。
B工事の見積もりには、専門知識がないと気づけない「不要な諸経費」や「過剰な工事項目」が含まれていることが多々あります。これらを適正価格に是正することで、数百万円から、大規模移転であれば数千万円のコストダウンが実現できる可能性があります。
「入居工事の見積もりが高すぎて困っている」「予算内に収めるために何を削ればいいかわからない」という方は、ぜひ一度お問い合わせください。
まずは、お手元の「見積書」を拝見させていただけませんか？
移転に関する不安を解消し、理想のオフィス環境を適正価格で手に入れましょう。
